Qu’est-ce qu’une voice note ? Explication, conseils et comment ça fonctionne dans une boîte de réception partagée

Qu’est-ce qu’une voice note exactement ?

Une voice note est un message audio que vous enregistrez dans une application de chat et envoyez directement. Il apparaît dans la conversation sous forme de barre avec un bouton de lecture et la durée du message. WhatsApp est l’application la plus connue, mais Instagram, Messenger, Telegram et l’application Messages de l’iPhone prennent également en charge les messages vocaux.

Voice note est l’anglais pour 'note vocale'. En français, on dit aussi message vocal, mémo vocal ou note audio ; il s’agit toujours de la même chose. Un mémo vocal est strictement parlant un enregistrement que vous faites pour vous-même, par exemple avec l’app Dictaphone sur l’iPhone, mais en pratique les mots sont utilisés de manière interchangeable.

Envoyer une note vocale dans WhatsApp

• Ouvrez la conversation et maintenez le bouton microphone à droite de la zone de texte enfoncé.
• Enregistrez votre message. Relâchez pour l’envoyer directement.
• Message long ? Faites glisser vers le haut vers le cadenas pendant l’enregistrement. Vous n’aurez plus besoin de maintenir le bouton et pourrez réécouter le message avant de l’envoyer.
• Erreur ? Faites glisser vers la gauche pour annuler l’enregistrement, ou appuyez sur la corbeille si le message est verrouillé.

Écouter une note vocale

Appuyez sur le bouton de lecture. Avec le bouton 1x, 1,5x ou 2x à côté du message, vous écoutez plus rapidement. Si vous tenez le téléphone contre votre oreille, WhatsApp diffuse le son via l’écouteur au lieu du haut-parleur, pour que les autres n’entendent pas. Les versions récentes de WhatsApp peuvent aussi transcrire un message vocal ; le fonctionnement dépend de votre appareil et de la langue configurée.

Voice notes dans une entreprise : pratique, mais attention

Les clients envoient de plus en plus souvent une note vocale au lieu d’un message tapé. Pour le client, c’est facile : enregistrer rapidement ce qui se passe. Pour une entreprise, cela présente deux inconvénients. Sur un seul téléphone, une seule personne peut écouter le message, et une note vocale est difficile à retrouver si vous cherchez plus tard ce qu’un client a dit exactement.

Convenez donc de qui prend en charge les messages vocaux des clients, et notez les accords importants d’une note vocale comme une courte note dans la conversation. Ainsi, un collègue sait aussi ce qui a été convenu sans tout réécouter.

Voici comment cela fonctionne dans la boîte de réception d’équipe de Slimbot

Dans Slimbot, votre numéro WhatsApp professionnel arrive dans une boîte de réception partagée. Si un client envoie une note vocale, elle apparaît comme message dans la conversation, avec un bouton de lecture. Chaque collègue ayant accès à la conversation peut l’écouter, même depuis l’ordinateur. Le message vocal reste conservé chez le client, à côté du reste de l’historique de conversation.

Si vous souhaitez vous-même enregistrer quelque chose, par exemple une explication personnelle, vous enregistrez un message vocal avec le microphone de votre ordinateur et vous l’envoyez depuis la boîte de réception. Cela fonctionne aussi bien avec une connexion via l’app WhatsApp qu’avec la connexion Cloud officielle.

Honnêtement : le chatbot de Slimbot répond aux messages texte. Une note vocale d’un client n’est pas automatiquement transcrite ni répondue par l’assistant ; votre équipe la traite dans la boîte de réception.