Paramètres & équipe

Paramètres & équipe

Les paramètres sont le fondement de votre collaborateur numérique. Ce qui se trouve ici, il l’utilise dans chaque conversation : vos données d’entreprise, vos heures d’ouverture, quels canaux sont actifs et qui suit. Une demi-heure de saisie soigneuse évite des semaines d’ajustements ultérieurs. Vous trouverez tout sur Paramètres dans le tableau de bord ; ci-dessous, vous parcourez les sections dans le bon ordre.

Ce dont vous avez besoin

• Vos données d’entreprise : nom officiel, numéro de la Chambre de commerce néerlandaise (KvK), adresse, numéro de téléphone et adresse e-mail générale.
• Vos heures d’ouverture, y compris les jours exceptionnels comme les jours fériés et les périodes de vacances.
• Votre logo en bonne résolution, si vous souhaitez appliquer votre identité visuelle.
• Les noms et adresses e-mail des collègues qui doivent obtenir l’accès.

Étape 1 — Profil et données d’entreprise

Complétez entièrement les données de l’entreprise. Ce n’est pas une formalité administrative : votre collaborateur numérique utilise littéralement ces données dans ses réponses. Si un ancien numéro de téléphone y figure, il communiquera cet ancien numéro. Soyez donc attentif :

• Nom de l’entreprise exactement comme les clients le connaissent, y compris la forme juridique si vous l’utilisez.
• Adresse et zone de travail. Si vous travaillez dans un rayon autour de votre établissement, indiquez-le explicitement — sinon l’assistant dira trop vite oui ou trop vite non à une demande d’une commune voisine.
• Coordonnées qui sont effectivement lues et auxquelles on répond.
• Logo et identité visuelle pour le widget de chat et les documents sortants.
• Préférence linguistique. Le néerlandais est standard ; votre collaborateur numérique peut répondre en plusieurs langues lorsqu’un client utilise une autre langue.

Étape 2 — Activer et désactiver les canaux

Déterminez quels canaux vous utilisez : WhatsApp, chat du site web, e-mail et téléphonie. N’activez que ce que vous gérez effectivement ou faites gérer — un canal qui est actif mais qui n’est pas lu est pire que pas de canal. Par canal, vous déterminez également à quel point votre collaborateur numérique peut agir de manière autonome : répondre lui-même, proposer uniquement un projet, ou seulement signaler. L’aperçu de tous les canaux se trouve dans Aperçu des canaux ; la configuration par canal dans Connecter WhatsApp, Chatbot & widget de site web, E-mail et Téléphone & appels.

Étape 3 — Disponibilité et heures d’ouverture

Définissez vos heures d’ouverture et décrivez ce qui se passe en dehors de celles-ci. En dehors des heures de bureau, votre collaborateur numérique peut simplement répondre, noter une demande de rappel ou planifier un rendez-vous pour le prochain jour ouvrable. N’oubliez pas les exceptions : jours fériés, congés d’entreprise et ce mercredi après-midi où vous êtes fermé. Les clients pardonnent une porte fermée, mais pas un assistant qui dit que vous êtes ouvert alors que ce n’est pas le cas.

Étape 4 — Vérifier les connexions

• WhatsApp. Vérifiez le statut de votre connexion. Si elle est en attente, ouvrez la page QR ou consultez les options de connexion.
• Site web. Vérifiez si la fenêtre de chat est toujours sur votre site ; après un changement de thème, le code disparaît parfois.
• E-mail. Vérifiez que vos boîtes mail sont actives et que le courrier arrive effectivement.
• Téléphonie. Vérifiez vos numéros et les règles de renvoi.
• Compte de paiement. Si vous connectez votre propre compte de paiement, vous pouvez envoyer des liens de paiement. Ceci est optionnel et visible uniquement pour vous.

Étape 5 — Ajouter des membres de l’équipe

Plusieurs personnes peuvent travailler sur le même compte, de sorte que les conversations ne restent pas bloquées chez une seule personne :

1. Invitez un collègue sur sa propre adresse e-mail. Ne partagez jamais un seul identifiant : au départ d’un collaborateur, vous devrez alors tout modifier.
2. Le collègue crée son propre mot de passe et se connecte au même compte d’entreprise.
3. Déterminez ce qu’il peut faire : lire les conversations, répondre aux conversations, utiliser les outils ou aussi modifier les paramètres.
4. Convenez qui surveille quel canal et à quel moment de la journée. La technologie ne résout pas la disponibilité si personne ne se sent responsable.

Avez-vous besoin d’une structure de droits plus étendue, par exemple par département ou par établissement ? Envoyez un e-mail à support@slimbot.nl, nous le configurerons ensemble avec vous.

Étape 6 — Transfert entre humain et collègue numérique

Convenez de la manière dont vous reprenez une conversation. Dès que vous intervenez vous-même dans une conversation, votre collaborateur numérique vous la laisse — il ne parle pas par-dessus. Si vous souhaitez ensuite la lui redonner, vous réactivez l’assistant pour cette conversation. Définissez pour votre équipe quand vous intervenez : en cas de plaintes, d’accords de prix différents et de tout ce qui est juridiquement ou médicalement sensible.

Vie privée, transparence et RGPD

Tout fonctionne sur l’infrastructure néerlandaise et vous restez propriétaire de vos données. Vous réglez vous-même quelques éléments :

• Soyez transparent. Laissez votre collaborateur numérique se présenter comme collègue numérique et mentionner qu’un collaborateur peut reprendre la conversation. Cela crée la confiance et évite toute discussion par la suite.
• Mentionnez-le dans votre déclaration de confidentialité. Décrivez quels canaux vous utilisez, que les conversations téléphoniques sont enregistrées et résumées, et combien de temps vous conservez les conversations. Voir Confidentialité et les Conditions.
• Respectez les désinscriptions. Qui indique ne plus vouloir de messages, vous le retirez de vos listes d’envoi. Lisez RGPD et opt-out pour WhatsApp.
• Ne partagez pas de données sensibles via des canaux qui ne sont pas prévus à cet effet, et ne formez pas votre assistant avec des documents contenant des données personnelles de clients.
• Supprimez les accès. Si un collaborateur quitte le service, supprimez immédiatement son compte.

Erreurs fréquentes et comment les résoudre

• L’assistant mentionne des données obsolètes. Presque toujours, l’ancien numéro de téléphone ou l’ancienne adresse figure encore dans le profil. Mettez à jour le profil ; la correction s’applique directement sur tous les canaux.
• Les clients reçoivent une réponse pendant votre fermeture. Les heures d’ouverture manquent ou les jours fériés n’y figurent pas. Complétez les exceptions.
• Deux collègues répondent à la même conversation. Répartissez les canaux et convenez de qui regarde quand ; ne laissez pas l’autre lire sans accord.
• Un collègue ne voit rien. Son compte est lié à un autre compte d’entreprise ou il n’a pas les droits sur ce canal. Vérifiez l’invitation et les droits.
• Tout le monde partage un seul identifiant. Cela rend non seulement flou qui a fait quoi, c’est aussi un risque de sécurité. Donnez à chaque collaborateur son propre compte.
• Un canal est activé mais n’est pas lu. Désactivez-le ou désignez un responsable. Un canal sans réponse vous coûte des clients.

Exemples pratiques par secteur

• Services d’installation et d’urgence. Le bureau surveille les e-mails et les offres, le technicien de service ne reçoit que les urgences. Les heures d’ouverture et la règle d’escalade font la différence ici. Voir pour les installateurs.
• Salon de coiffure et beauté. Deux collaborateurs avec leur propre connexion consultent la boîte de réception à tour de rôle ; l’assistant traite les demandes de rendez-vous de manière autonome. Voir pour les coiffeurs.
• Agence immobilière. Chaque agent immobilier dispose de son propre compte, mais l’équipe voit les mêmes conversations — ainsi un dossier continue d’avancer lorsqu’un collègue est disponible. Voir pour les agents immobiliers.
• Soins et cabinets. Droits stricts, adresses par fonction et règle stricte que les questions de fond sont toujours renvoyées vers un collaborateur. Voir pour les soins de santé.
• Horeca. En dehors des heures d’ouverture, l’assistant reçoit les demandes de réservation ; le gérant les traite toutes en une fois le matin.

Questions fréquentes

Plusieurs collaborateurs peuvent-ils travailler sur un seul compte ?
Oui. Vous invitez des collègues sur leur propre adresse e-mail ; chacun se connecte avec son propre mot de passe sur le même compte d’entreprise et voit les mêmes conversations.

Puis-je définir par collaborateur ce qu’il peut faire ?
Oui. Vous déterminez qui peut lire et répondre aux conversations, qui utilise les outils et qui peut modifier les paramètres. Pour des structures de droits plus élaborées, notre équipe de support vous aide.

Que se passe-t-il en dehors des heures d’ouverture ?
Vous le déterminez vous-même. Votre collaborateur numérique peut simplement répondre, noter une demande de rappel ou planifier un rendez-vous pour le premier jour ouvrable suivant. Complétez également les jours fériés et les vacances.

Mes clients savent-ils qu’ils parlent avec un collaborateur numérique ?
Oui, et nous le conseillons vivement. L’assistant se présente comme un collègue numérique et signale qu’un collaborateur peut reprendre. C’est transparent et évite les surprises.

Où sont stockées mes données ?
Sur une infrastructure néerlandaise, et vous restez propriétaire de vos données. Décrivez dans votre propre déclaration de confidentialité quels canaux vous utilisez et combien de temps vous conservez les conversations et les enregistrements.

Comment supprimer un collaborateur qui quitte le service ?
Supprimez son compte parmi les membres de l’équipe et modifiez les mots de passe partagés, par exemple d’une boîte de réception partagée. Faites-le le dernier jour de travail, pas plus tard.