Slimbot
Vous êtes chez un client, en plein traitement ou il est sept heures du soir, et le téléphone sonne. Qui ne répond pas perd souvent l’appelant au profit du suivant sur Google. Un réceptionniste IA répond alors pour vous. Qu’est-ce que c’est exactement, que peut-il faire ou non, et quand cela vaut-il la peine ?
Qu’est-ce qu’un réceptionniste IA ?
Une réceptionniste IA est un logiciel qui décroche le téléphone et mène une conversation en langage parlé naturel. Elle écoute l’appelant, comprend la question et répond avec les informations que vous lui avez fournies : vos services, tarifs, heures d’ouverture et méthode de travail. Ensuite, elle effectue une action, comme enregistrer une demande de rendez-vous ou de rappel, ou transférer l’appel.
Vous le rencontrez sous différents noms : téléphoniste IA, Téléphoniste IA, réceptionniste virtuelle ou assistant téléphonique IA. Il s’agit toujours de la même chose. La différence avec un ancien menu de choix (« appuyez sur 1 pour… ») est que l’appelant dit simplement ce qu’il veut.
Que fait un réceptionniste IA en pratique ?
- Répondre aux questions sur les horaires d’ouverture, les prix et les services.
- Noter les demandes de rendez-vous : il demande un moment souhaité et l’enregistre ; vous planifiez vous-même dans votre agenda.
- Transférer lors d’appels urgents, vers vous ou un collègue.
- Enregistrer une demande de rappel s’il ne connaît pas la réponse, avec nom, numéro et question. Vous recevez immédiatement une notification.
- Transcrire chaque conversation, afin que vous puissiez relire plus tard exactement ce qui a été dit.
Vous déterminez vous-même quand il répond : toujours, uniquement en dehors des heures d’ouverture, ou uniquement si vous ne répondez pas vous-même.
Que ne peut-il (encore) pas faire ?
Un réceptionniste IA ne sait que ce que vous lui apprenez. Un conseil compliqué, un client mécontent avec une longue histoire ou une question nécessitant du sur-mesure : un humain est meilleur pour cela. Un bon réceptionniste IA reconnaît ces conversations et les renvoie, ou les enregistre pour que vous rappeliez. Ne le voyez donc pas comme un remplacement de votre expertise, mais comme quelqu’un qui répond au téléphone, clarifie la demande et traite le travail simple.
Pour qui un réceptionniste IA est-il intéressant ?
| Entreprise | Situation typique |
|---|---|
| Coiffeur ou salon | Planifier des rendez-vous pendant que vous aidez un client (plus pour les coiffeurs) |
| Installateur ou entreprise de dépannage | Répondre aux appelants pendant que vous êtes sur le chantier (plus pour les entreprises de dépannage) |
| Pratique | Diriger les appelants vers le bon rendez-vous ou la bonne personne sans file d’attente |
| Restaurant | Accepter des réservations, même si l’établissement est complet ou fermé |
| Agent immobilier | Planifier des visites et préqualifier les leads en dehors des heures de bureau |
| Indépendant | Être reçu professionnellement, même si vous n’êtes pas disponible |
Comment cela fonctionne-t-il techniquement ?
Vous n’avez pas besoin de prendre un nouveau numéro ou une carte SIM. Votre numéro fixe ou numéro de GSM existant est renvoyé vers l’IA. Les clients appellent donc le numéro qu’ils connaissent déjà et ne remarquent rien de la technique. Ensuite, vous faites connaître votre entreprise à l’assistant : questions fréquentes, heures d’ouverture, services et prix. Cela se fait généralement endéans une demi-heure. Toutes les conversations sont visibles dans votre tableau de bord, et vous pouvez ajuster l’assistant à tout moment.
Réceptionniste IA, standardiste ou service d’appel ?
| Réceptionniste IA | Téléphoniste propre | Service d’appel | |
|---|---|---|---|
| Joignable | 24/7 | Pendant les heures de travail | Selon l’abonnement |
| Connaissance de votre entreprise | Ce que vous lui apprenez, toujours la même réponse | Important, après formation | Généralement un script d’appel fixe |
| Planifier des rendez-vous | Oui, directement | Oui | Parfois |
| Coûts | Montant fixe par mois | Salaire | Souvent par conversation ou par minute |
| Contact personnel | Limité, renvoie vers vous | Grand | Limité |
Beaucoup d’entreprises combinent : l’IA répond en dehors des heures de travail et en cas d’affluence, et pendant la journée vous ou votre collègue répondez vous-même.
Confidentialité et honnêteté envers l’appelant
Chez Slimbot, chaque conversation est transcrite et enregistrée dans votre tableau de bord. Les enregistrements sont activés par défaut et peuvent être désactivés par numéro. Les conversations transcrites sont conservées 90 jours et peuvent être exportées. Notre conseil : faites dire à l’assistant lors de l’accueil que l’appelant parle avec un assistant numérique. C’est correct, et le règlement européen sur l’IA demande également cette transparence.
Combien coûte un réceptionniste IA ?
Chez Slimbot, la téléphonie IA est une extension d’un abonnement. Un compte est gratuit, sans carte de crédit ; l’abonnement ne démarre que lorsque vous acceptez l’offre et est ensuite résiliable chaque mois, sans contrat. Les montants actuels figurent sur la page des formules.
Questions fréquentes
Quelle est la différence entre un réceptionniste IA et un téléphoniste IA ? Il n’y a pas de différence : ce sont deux noms pour la même chose.
Est-ce que je garde mon propre numéro de téléphone ? Oui, votre numéro est renvoyé. Les clients appellent le numéro qu’ils connaissent déjà.
Et s’il ne connaît pas la réponse ? Il enregistre alors une demande de rappel avec nom, numéro et question, et vous recevez immédiatement une notification.
Dans quelles langues parle-t-il ? En néerlandais. Si vous avez besoin d’une autre langue, demandez-nous.
Écoutez vous-même comment cela sonne
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